PIANOo slotbijeenkomst e-factureren

Afgelopen maand vond de slotbijeenkomst van programmabureau PIANOo plaats. Hiermee zette het bureau een punt achter bijna vier jaar ondersteuning aan aanbestedingsplichtige organisaties bij de implementatie van e-factureren. Nu de datum van de wettelijke verplichting achter ons ligt (18 april 2019), is de ondersteuning in principe niet meer noodzakelijk. Per 1 januari heeft het programmabureau zijn activiteiten gestaakt. Maar niet zonder dit op een bijzondere manier af te sluiten. 

In de prachtige ‘Raadzaal’ van het Gemeenlandhuis in Leiden kwamen zo’n 40 genodigden bijeen. Er was ruimte om de succesvolle implementatie van e-facturatie bij medeoverheden te vieren, maar het grootste deel van de tijd werd gewijd aan een paneldiscussie tussen ontvangers en verzenders van e-facturen, ICT-dienstverleners en andere betrokkenen. Aan de hand van een aantal stellingen discussieerden de panelleden over de huidige stand van zaken, wat er nog opgepakt zou moeten worden en welke mijlpalen daarbij horen.

De huidige stand van zaken

In het eerste gedeelte van de paneldiscussie stonden de mijlpalen centraal. Marten Tilstra, bureauhoofd Informatiemanagement bij de provincie Flevoland gaf aan: “Uitzonderingen daargelaten is mijn indruk dat de overheden in ieder geval technisch gereed zijn, maar het ontvangstvolume is nog veel te laag.” Dagvoorzitter en panelleider Nathan Ducastel, Directeur beleid Informatiesamenleving van VNG stelde daarop direct een vervolgvraag: “We zien dat in sommige EU landen er ook voor het bedrijfsleven een verplichting geldt. Zit dat er ook voor Nederland in?” Uit de zaal kwam de reactie dat de keerzijde daar onder andere van is dat er allerlei juridische consequenties mee gepaard gaan.

“Uitzonderingen daargelaten is mijn indruk dat de overheden in ieder geval technisch gereed zijn, maar het ontvangstvolume is nog veel te laag.”

Martin Tilstra – Bureauhoofd Informatiemanagement Provincie Flevoland

Wat moet er nu opgepakt worden?

In de tweede discussieronde had Ducastel allereerst een verrassende vraag aan de panelleden: ‘waar moet nu per direct mee gestopt worden?’ Daar hadden de panelleden een duidelijke mening over: “Alle fysieke facturen de wereld uit”, “Géén differentiatie in gebruikte standaarden”, “Niet meer achteroverleunen en een zesje goed genoeg vinden.” Daarmee was de ambitieuze toon gezet. “Ik wil me wel sterk maken voor verplichting in de inkoopvoorwaarden”, zei Florian Boland, Manager Financiën van de gemeente Nieuwkoop. “Maar ik weet ook dat daar nog een flinke interne bestuurlijke route aan vooraf zal gaan en kies daarbij zorgvuldig je momentum”, voegde hij er later aan toe. ‘Ambtelijk vakmanschap’ viel daarbij als term, wat op instemmend (glim)lachen van het publiek kon rekenen.

Simplerinvoicing of e-mail?

Zoals bekend laat de EU regelgeving vrij via welke verzendwijze e-facturen ontvangen mogen worden. Het programmabureau heeft een duidelijke voorkeur voor Simplerinvoicing. Johan Schaeffer, directeur van eVerbinding deed er een schepje bovenop: “Natuurlijk is de keuze vrij, maar misschien kunnen we toch dringender sturen op het gebruik van Simplerinvoicing, dat is in ieders belang”. Hans Hodes, Business Consultant PO Billing van KPN, voegde daaraan toe: “Laten we als betrokken partijen een convenant aangaan!” Bernard Vertegaal van de gemeente Alphen aan den Rijn reageerde dat “de beveiligde route via het Simplerinvoicing netwerk hét interne argument is om voor die verzendwijze te kiezen.” Dat maakt een wat dwingender ‘keuze’ kennelijk makkelijker.

"Natuurlijk is de keuze vrij, maar misschien kunnen we toch dringender sturen op het gebruik van Simplerinvoicing, dat is in ieders belang.”

Johan Schaeffer – Directeur eVerbinding

Mijlpalen & ambities

In het laatste deel van de discussie werden veel ideeën en ambities genoemd. Ook over de te realiseren voordelen van e-factureren. Rick Groot, directeur van Flextender, gaf aan dat het technisch ontvangen van e-facturen dan wel een eerste voorwaarde is, maar dat daarmee de echte voordelen van e-factureren nog zeker niet verzilverd worden. Henk van den Hatert, business development manager bij Centric voegde daaraan toe: “Een andere ambitie moet zijn dat “naast ontvangen ook verzenden op de agenda staat.” Daarop stelde Tilstra: “e-procurement is waar we naar toe moeten en daarvan is het verzenden zeker een eerste te realiseren component.”

E-factureren ‘break-even’ mijlpaal

In de daaropvolgende discussie gaf Wouter van den Berg, consultant standaardisatie bij TNO een aantal mijlpalen: “Op korte termijn moeten we een soort ‘break-even’ moment voor e-factureren realiseren. Een situatie dat het kwartje definitief naar de goede kant is gerold. Dat is nu nog niet bereikt.” Daarnaast ziet Van den Berg standaardisatie als een toverwoord voor de middellange termijn: “het belang van standaardisatie, het hanteren daarvan en de rol van het stpe, het standaardisatieplatform e-factureren, is gewoon essentieel.” Wat volgens Van den Berg ook noodzakelijk is, het blijvend inbedden van standaard(en) in EU verband. Tenslotte ziet hij op de lange termijn de rol van ‘data-sharing’ voor een veelheid aan processen sterk toenemen.

"Op korte termijn moeten we een soort ‘break-even’ moment voor e-factureren realiseren. Een situatie dat het kwartje definitief naar de goede kant is gerold. Dat is nu nog niet bereikt."

Wouter van den Berg – Consultant Standaardisatie bij TNO

Consensus

Aan het einde van de paneldiscussie werd een aantal inzichten gedeeld waarop eenduidig werd gereageerd. Zo is diversiteit in de e-factuur hier en daar onvermijdelijk, maar ‘stick to the standard’ moet toch echt het motto zijn. Natuurlijk was ook iedereen het eens over het feit dat het volume in de e-factuurstroom nog flink omhoog moet. Volgens Schaeffer moeten we er uiteindelijk naar toe “dat onboarding zichzelf overbodig maakt.” Het instrumentarium en de voorwaarden moeten zo laagdrempelig worden dat het een ‘appeltje eitje’ is om e-facturen te gaan sturen. Maar voor het zover is, moet er nog veel inzet plaatsvinden. Daar was iedereen het over eens en werd misschien wel het meest beeldend verwoord met de woorden dat het fundament er is, het gebouw er op staat, maar dat die laatste nog wel wat steviger moet worden.

Afsluiting bijeenkomst

Marco Pastors, ambassadeur e-factureren van 2008-2014, sloot de bijeenkomst af. Hij complimenteerde de aanwezigen met het bereikte resultaat, maar concludeerde ook dat de e-facturatie gemeenschap nog niet klaar is. Volgens Pastors moet er gestopt worden met mitsen en maren en moet je op een gegeven moment niet meer dulden en je autoriteit laten gelden. Al met al was Pastors’ advies vrij vertaald: alle hens aan dek want er is nog veel werk aan de winkel.