Banketbakkerij Boheemen had de eer de eerste e-factuur via eVerbinding te versturen

Bianca Kanters is de eigenaresse van banketbakkerij Boheemen in het Haagse Bezuidenhout. Banketbakkerij Boheemen is een begrip in Den Haag en ver daarbuiten. Alle ministeries en overheidsdiensten in Den Haag weten de banketbakkerij te vinden en doen geregeld grote bestellingen bij haar. Hoewel de banketbakkerij klein is, rijden er dagelijks twee bestelwagens voor het leveren van de bestellingen in de regio. De catering van grote overheidsorganisaties en de levering van bijvoorbeeld strandtenten vormen samen ongeveer een derde deel van de omzet.

Banketbakkerij Boheemen had de eer om als eerste toeleverancier een e-factuur te sturen nadat op 1 januari 2017 het Rijk overstapte op e-factureren. Wie dacht dat de kleine toeleverancier ‘de bakker op de hoek’ niet zo snel mee zou kunnen in deze ontwikkeling, vergist zich. Het zijn vaak juist de kleine toeleveranciers -de typische MKB-ers- die snel zijn overgestapt op het versturen van e-facturen. Bij banketbakkerij Boheemen komen de bestellingen telefonisch binnen, of per fax, maar tegenwoordig komen steeds meer bestellingen binnen via e-mail en via de webshop. De klanten en opdrachtgevers kunnen als ze dat willen, rechtstreeks betalen via Ideal of ze krijgen een e-factuur.

Wanneer zijn jullie begonnen met het invoeren van e-facturen?

Bianca steekt van wal: “Begin oktober 2016 werd ik benaderd door de projectleider van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Het ministerie wilde mij als ‘kleine toeleverancier’ begeleiden in het invoeringsproces. De contactpersoon werd ook echt mijn rechterhand in dit traject. Dat was heel erg fijn. De grote uitdaging was dat ik geen apart facturatieprogramma gebruik. Mijn facturatie, bestellingen, orders, productie, bezorging en inkoop worden door een geïntegreerd ordersysteem ondersteund, dat heel specifiek voor de banketbakkerijen is ontwikkeld. Dat maakte het lastig om de functionaliteit aan te passen voor e-facturatie alleen. Die aanpassing zou me veel geld hebben gekost. Dus dat was geen serieuze optie. Het ordersysteem kan wel facturen maken in PDF, maar niet in XML. Toen heb ik eVerbinding in de arm genomen. eVerbinding is een serviceprovider die van de PDF een echte e-factuur in de vorm van een XML-bestand kan maken én die e-factuur naar het ministerie kan sturen.”

En ging dat meteen goed?

“Nee, zeer zeker niet. We hebben in het begin behoorlijk wat aanloopproblemen gehad. Zo moesten we werken met een ordernummer om de factuur betaald te krijgen. Maar vaak werden er geen ordernummers doorgegeven bij de bestelling of kwam dat niet in de XML van de factuur; dan moesten we dat achteraf weer aanpassen. Het kwam in het begin ook vaak voor dat het ministerie tóch nog vroeg om de PDF, dat was natuurlijk dubbel werk. Later bleek dat bijvoorbeeld het ordernummer te lang was. Dat moest dan weer aangepast worden. Dus ik heb er in het begin véél werk aan gehad.”

“De ministeries moeten niet vergeten ook hun eigen afdelingen te onboarden in de invoering van e-factureren. Het personeel is zich daar nog niet overal bewust van.

Zijn de problemen nu opgelost?

“We zijn nu bezig om het geïntegreerde ordersysteem te vervangen. Weet je, dit systeem is speciaal ontwikkeld voor bakkers, dus daar moet de sector zelf aan meewerken en geduld hebben. In dat nieuwe systeem zit dan dus ook een facturatiemodule die e-facturen als XML-bestanden kan aanmaken én verzenden. Daarnaast zijn de aanloopproblemen zoals met ontbrekende ordernummers al sterk verminderd. Ja, veel van de initiële problemen zijn nu wel opgelost en het gaat steeds beter.”

Worden de facturen ook sneller betaald?

Bianca reageert enthousiast. “Oh jazeker. Als het e-factureren goed loopt dan worden de facturen ook sneller betaald. Nu is dat al zo’n 10% van alle facturen die sneller worden betaald en we hopen en verwachten dat dat in de toekomst nog verder zal toenemen. Maar dat ligt ook aan de processen en de cultuur binnen het ministerie.”

Gaat nu alles per e-factuur?

“Nee, nog niet alles, maar steeds meer. Er zijn nog klanten die de factuur per post willen ontvangen of per e-mail, maar dat wordt snel minder. Gelukkig maar. Nu is het nog zo’n 5% van de facturen die per post wordt verstuurd, en de rest gaat per e-mail of e-factuur, waarbij het aantal dat via e-factuur gefactureerd wil worden snel toeneemt. Maar ja… dan moeten de klanten wel leren om de orders op de goede manier bij me aan te leveren.

”Gaat dat aanleveren van de orders dan nog niet goed?

“Het meeste gaat goed hoor. Maar het gaat toch ook vaak verkeerd. Een voorbeeld: Ik had vandaag toevallig een meneer van een ministerie aan de telefoon voor een order van 100 Bosche Bollen in Den Haag. Hij wilde dat de factuur naar Utrecht ging. Ik zei “ik moet dan wel een OIN-nummer hebben.” Hij zei: “Dat wordt lastig, ik doe niet aan OIN nummers. Stuur de factuur anders maar per mail.” Ik sta daar van verbaasd te kijken. Er zijn heel veel mensen op de ministeries die er geen idee van hebben. Ik moet de bestellers uitleggen hoe het werkt. Dat zij een bestelling alleen kunnen doen als ze mij een inkooporder of een referentienummer en een OIN geven. De overheid moet zelf ook het goede voorbeeld geven. Dus ik ben maar wat blij dat het ministerie van Binnenlandse Zaken in oktober 2016 mij onder de arm heeft genomen met het invoeringsproces, maar de ministeries moeten niet vergeten ook hun eigen afdelingen te onboarden in de invoering van e-factureren. Daar ligt nog een grote uitdaging. De toeleveranciers zijn er langzaam maar zeker allemaal klaar voor aan het worden.”

Wil je nog terug naar de papieren facturen?

“Nee, zeker niet. Dit e-factureren is de toekomst. Ik ben er van overtuigd dat het alleen maar die kant uit gaat en straks als ik het nieuwe geïntegreerde ordersysteem heb, dan gaan de e-facturen er vanzelf uit.”

Wat zou je advies zijn op basis van je ervaringen tot nu toe.

“Dat is niet moeilijk. Ten eerste gewoon beginnen. Het kost tijd en aandacht en daar heb je als ondernemer niet altijd de tijd voor. Als je er op tijd mee begint dan ben je er ook sneller mee klaar. Op de tweede plaats, houd er ook rekening mee dat je gaandeweg problemen zult tegenkomen. Dat is heel normaal. Probleempjes in de techniek en in de afstemming. Dus het gaat niet vanzelf. Wellicht komt dat omdat ik de eerste toeleverancier was die een e-factuur naar een ministerie stuurde eind 2016. Dat heb je als je voor de troepen uitloopt. Dan krijg je ook de kinderziektes. Ten derde een advies aan de ministeries. Zij moeten ook zelf ook aan onboarding doen van hun eigen organisatie. Prima dat ze de toeleveranciers en de kleine zelfstandigen zoals ik ondersteunen, dat hebben ze in mijn geval werkelijk fantastisch gedaan, maar ze hebben ook nog behoorlijk wat missionariswerk in hun eigen organisaties te doen. Licht je personeel goed in.” Bianca sluit positief af. Ze vertelt hoe ze een telefonische order van een ander ministerie kreeg, waarbij de dame die bestelde zei “Het moet tegenwoordig met e-factureren, mevrouw”, waarop Bianca antwoordde “Ja dat weet ik, ik ben er al sinds 2016 klaar voor.”