Hoe e-facturatie de kans op factuurfraude vermindert 

Wie in Google op “factuurfraude” zoekt, komt al snel veel verhalen tegen over recente gevallen van factuurfraude. Wie dacht dat dit alleen bij grotere organisaties speelt, heeft het mis. MKB belangen meldde eerder dit jaar dat er juist sprake is van een toename van factuurfraude in het midden- en kleinbedrijf. Gelukkig is er voor bedrijven, ongeacht grootte, een simpele oplossing: e-facturatie! 

Wat is factuurfraude precies?

Er bestaan vele vormen van factuurfraude. Een van de meest bekende is dat een crimineel, vaak in naam van een nepbedrijf, een rekening stuurt naar een ander bedrijf in de hoop dat deze betaald wordt. In de meeste gevallen wordt er geen dienst geleverd of wordt er een dienst geleverd, die eigenlijk niks voorstelt, zoals de opname van de organisatie in een adressenbestand. De daders hopen dat de factuur betaald wordt door onoplettende medewerkers.

Een stap verder gaat de factuurfraude waarbij iemand zich voordoet als een vaste klant en vraagt om het bankrekeningnummer te wijzigen. Een crimineel gaat hier sluw te werk en probeert zoveel mogelijk informatie over de ‘vaste klant’ te verzamelen. Soms gaan ze zo ver dat ze post onderscheppen of een computer hacken. Alles om ervoor te zorgen dat de crimineel het geld op zijn rekening gestort krijgt.  

Bijna 6 miljoen

is de schade die in 2018 door bedrijven is gemeld bij de Fraudehelpdesk.

6.734

meldingen heeft de Fraudehelpdesk in 2018 ontvangen van bedrijven.

426

slachtoffers die daadwerkelijk geld verloren, hebben zich vorig jaar gemeld.

Bron: Fraudehelpdesk

Factuurfraude voorkomen

Gelukkig is er voor iedere vorm van factuurfraude een oplossing. Je kunt je medewerkers laten weten dat er valse facturen in omloop zijn of vragen alle factuurdetails nauwkeurig te controleren. Hoewel het kan helpen, voorkomen blijft lastig. Bovendien kost het de financiële afdeling meer tijd. Een betere oplossing is automatische verificatie van de afzender van de factuur, ook wel automatische detectie genoemd. Dat kan met e-facturatie via een veilig transactienetwerk! In Nederland gebruiken we hiervoor PEPPOL. Zo voorkomt u spookfacturen, dubbele facturen en weet u zeker dat facturen van de juiste afzender komen.

Een aantal tips

  • Controleer ieder document voordat u de factuur betaalt.
  • Check altijd of het rekeningnummer overeenkomt met die op de oorspronkelijke offerte.
  • Als een rekeningnummer op de factuur verschilt, zoek dan altijd contact met uw vaste contactpersoon bij de leverancier.
  • Zorg dat uw mailserver goed is beveiligd en maak gebruik van antivirussoftware.
  • Meer tips vindt u op de website van de Fraudehelpdesk.